La maggior parte delle piccole imprese si preoccupa della conformità, ma spesso non dispone di un reparto risorse umane dedicato o di un amministratore delle buste paga per gestirla. Quando qualcosa emerge, l’errore originale potrebbe essere vecchio di mesi.
Julie Loe non si period accorta che c’period qualcosa che non andava finché gli avvisi fiscali non cominciarono advert arrivare nella sua cassetta della posta. Gestisce i servizi di fisioterapia pediatrica a Morro Bay, in California, un piccolo studio sanitario costruito per aiutare i bambini. Il suo fornitore di buste paga avrebbe dovuto gestire la dichiarazione dei redditi, quindi da dove provenivano tutte queste pratiche burocratiche?
Quando si rese conto di cosa stava succedendo, gli errori si erano riversati nel trimestre successivo, trasformando i pagamenti fiscali di routine in campanelli d’allarme. Julie period stata proattiva nell’assumere un servizio di gestione stipendi on-line, ma il sistema di cui si fidava l’aveva delusa silenziosamente.
La sua storia non è insolita. Secondo a Rapporto KPMGgli errori nelle buste paga possono costare a un’azienda fino al 5% della spesa totale per le buste paga. Per un’azienda con 15 dipendenti e uno stipendio medio di 50.000 dollari, si tratta di quasi 40.000 dollari all’anno che perdono a causa di errori quasi sempre evitabili.
Questo è il divario OnPay è stata progettata per chiudere: una piattaforma per le buste paga e le risorse umane creata appositamente per le piccole imprese e i contabili che le consigliano, con automazione e supporto di esperti per individuare i problemi prima che si aggravino.
Prima di aprire il salone per animali The Wizard of Paws a Sammamish, Washington, Sheila Cole raramente pensavo al libro paga. Avendo lavorato per 18 anni come toelettatrice nei negozi di altre persone, spesso sognava cosa avrebbe fatto di diverso quando avesse gestito il proprio. Ma nel momento in cui è diventata datrice di lavoro, le attività di back-office hanno preso il sopravvento. All’improvviso, period responsabile delle dichiarazioni W-2, delle ritenute fiscali e della classificazione dei lavoratori per un group di nove persone, qualcosa che la maggior parte degli imprenditori non affronta da un giorno all’altro.
“Ho il terrore dell’IRS” Sheila cube a OnPay, “e volevo essere sicuro di aver fatto tutto bene quando ho avviato l’attività.”
Essere prudenti aiuta molto. Classificare erroneamente un lavoratore come appaltatore indipendente quando dovrebbe essere un dipendente è uno degli errori più comuni e costosi che una piccola impresa può commettere sul libro paga. L’IRS, il Dipartimento del Lavoro e le agenzie statali lo trattano tutti seriamente e le sanzioni possono includere tasse arretrate, interessi e multe.
Invece di diventare un’esperta di conformità, aveva bisogno di strumenti per automatizzare il tutto. Sia che si tratti di pagare dipendenti W-2 a tempo pieno o 1099 appaltatoriOnPay le consente di gestire tutti dalla stessa dashboard. Insieme alle firme elettroniche combine e all’onboarding digitale per accompagnare i nuovi assunti attraverso tutti i documenti richiesti, come i W-4 e gli I-9, period una cosa in meno di cui preoccuparsi.
“Per me è davvero un ottimo punto di riferimento” Sheila condivide con OnPay, “e sapere che non sarò sottoposto advert audit – o se lo farò, va tutto bene.”
Alex Wright conosce la sensazione di gestire manualmente le buste paga e sperare per il meglio. Ha co-fondato Degree, un’organizzazione no-profit advert Austin, in Texas, che fornisce apprendimento on-line e formazione professionale a persone incarcerate. È un lavoro significativo e difficile e per molto tempo il libro paga è stata la parte che lo ha tenuto sveglio la notte.
“Pensare al libro paga mi rende così annodato dentro,” Alex cube a OnPay, “L’ultima cosa che voglio fare è pagarli in ritardo e deludere qualcuno.”
Inizialmente, Alex ha provato un noto fornitore di servizi di buste paga e lo ha trovato pieno di carenze: da allora è diventato un problema elaborazione buste paga va ben oltre il semplice controllo di una casella. Dall’impostazione del deposito diretto e dalla gestione dei pagamenti fiscali alla segnalazione delle nuove assunzioni al agenzia statale competenteil rispetto arriva dal territorio. E quando fai parte di un group di management composto da due persone, il margine di errore è ridotto.
Dopo essere passato a OnPay, la gestione delle buste paga è passata dall’essere una fonte di stress a un’attività di 15 minuti. Ha affrontato anche un altro elemento nell’elenco dei should di Degree: OnPay gestisce calcoli, dichiarazioni e pagamenti fiscali in tutti i 50 stati, cosa particolarmente importante con un dipendente che lavora in remoto dal Michigan.
“Quando inizi con una base solida, ti aiuta a costruire un successo a lungo termine,” Alex condivide con OnPay. “Non credo che la gente capisca che senza queste basi non è possibile crescere e fare altre cose, ed è quello che OnPay ha fatto per noi.”
Le normative statali variano, cambiano spesso e stare al passo con tutto può sembrare un lavoro a tempo pieno. La maggior parte dei datori di lavoro deve sapere:
- Requisiti di copertura retributiva dei lavoratori
- Mandati pensionistici statali
- Regole relative ai pasti e alle pause di riposo
- Requisiti finali della busta paga
- Leggi sulla trasparenza dei pagamenti
Una buona tenuta dei registri significa che sei preparato per controlli o controversie, ma la vera sfida è sapere esattamente cosa richiede il tuo stato specifico. Questo è ciò che distingue OnPay dal tipico software per buste paga.
Scelto dai proprietari di piccole imprese, è progettato anche per i professionisti della contabilità. Oltre 10.000 contabili collaborano con OnPay per gestire le buste paga dei propri clienti perché è progettato pensando alla supervisione: fornisce dati puliti, documentazione adeguata e flussi di lavoro di conformità di cui possono effettivamente verificare e fidarsi.
La maggior parte dei software program per buste paga può calcolare una busta paga. Il vero check è come gestisce tutto il resto: tasse, dichiarazioni e conformità. Per il group di Julie presso Pediatrics Bodily Remedy Companies, il suo precedente fornitore poteva elaborare i pagamenti, ma le loro capacità di dichiarazione dei redditi erano insufficienti. Il passaggio a OnPay ha offerto molto più che precisione: ha riunito tutto in un unico posto.
Come Julie cube a OnPay: “OnPay è facile e preciso: la possibilità di farsi pagare le tasse vale ogni centesimo.”
OnPay collega buste paga, onboarding, monitoraggio del tempo, gestione delle politiche relative alle risorse umane, amministrazione dei profit e conformità fiscale in un unico sistema. Quando un nuovo assunto firma la lettera di offerta, lo stesso sistema che elabora la firma imposta anche il suo libro paga, lo iscrive ai profit e inizia a monitorare il suo PTO, eliminando il doppio inserimento di dati.
E quando hai bisogno di aiuto oltre le nozioni di base, OnPay embrace l’accesso a professionisti delle risorse umane certificati e specialisti fiscali: non un chatbot, non un articolo di information base, ma una persona che può consigliarti sulla tua situazione specifica.
Il rispetto delle norme in materia di buste paga inizia da basi solide. Le aziende che riescono a farlo bene costruiscono un sistema fin dal primo giorno: classificazione corretta durante l’onboarding, calcoli accurati per ogni gestione delle buste paga e documentazione adeguata in ogni fase. OnPay fornisce la struttura che ti consente di dedicare meno tempo a preoccuparti di ciò che ti sei perso e più tempo a costruire la tua attività.
